NNicht jeder kann Hoflieferant des Belgischen Königshauses werden. So muss der Kandidat nicht nur in der Lage sein, den Königlichen Palast auf regelmäßiger Basis zu beliefern, sondern er muss zunächst einmal einen förmlichen Antrag beim Intendanten der Zivilliste des Königs stellen. Dieser Antrag wird dann mit Blick auf die exakten Lizenzbedingungen sorgfältig geprüft.
Die Lizenz selbst wird kostenlos vergeben und beinhaltet das Recht, den Status als Hoflieferant in geschäftlichen Dokumenten und auf Verpackungen ebenso zu präsentieren wie im Schaufenster und auf den Fahrzeugen des Unternehmens. Dabei muss das Königliche Wappen stets durch den Schriftzug „Hoflieferant des Belgischen Königshauses“ ergänzt werden.
Die Lizenz gewährt weder ein Monopol, noch das dauerhafte Recht, als Hoflieferant Produkte oder Dienstleistungen zu vertreiben. Zudem wird der Titel bei einem Wechsel des Monarchen null und nichtig. Das gilt auch, wenn der Titelinhaber stirbt, das Unternehmen verkauft oder geschlossen wird, sich Geschäftszweck oder Firmenname ändern oder das Unternehmen insolvent wird.
In enger Abstimmung mit dem Königlichen Palast fördert die gemeinnützige Vereinigung „Die Hoflieferanten des Belgischen Königshauses“ ihre Mitglieder und stellt sicher, dass der Titel nie unberechtigt oder missbräuchlich geführt wird.
Die Liste der Titelinhaber ist dabei nicht begrenzt. Sie wächst und verändert sich mit der Zeit, abhängig von den Anforderungen des Hofes und den eingereichten Anträgen.